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À la recherche d’un (e) adjoint(e) administratif (ve) à la direction générale

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POSTE : Adjoint(e) administratif (ve) à la direction générale

CATÉGORIE : Poste permanent

SUPERVISION : Directrice générale

SOMMAIRE DU POSTE

Sous l’autorité de la directrice générale, l’adjoint(e) à la direction générale apporte un soutien organisationnel et administratif à la direction générale dans l’accomplissement de son mandat. Cette personne s’acquitte de multiples tâches administratives et de secrétariat reliées au bon fonctionnement de l’Association.

LES TÂCHES RELIÉES AUX FONCTIONS :

Bureau de la DG et fonctionnement interne de l’Association

Responsable du fonctionnement administratif de la direction générale :

  • Assurer la gestion de l’agenda de la DG et la gestion de ses déplacements. Prendre les dispositions relatives à l’agenda de sa supérieure ;
  • Effectuer le suivi des décisions prises par sa supérieure et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation ;
  • Assurer le bon fonctionnement administratif de l’organisation ;
  • Rédiger les lettres et les communications à diverses fins et préparer la correspondance courante de la direction générale et des autres services en l’absence de l’autre adjoint(e) administratif (ve) ;
  • Répondre au téléphone, prendre les messages et traiter les demandes de renseignements généraux ;
  • S’occuper de la logistique et des préparatifs de déplacement ;
  • Tenir à jour un système de classement efficace à l’intention de l’Association et retracer les documents sur demande ;
  • Utiliser les logiciels en usage. Tenir à jour les applications informatisées courantes ;
  • Prépare et organise les contenus des présentations (électroniques ou papier) ;
  • Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures et politiques administratives ;
  • Participer aux réunions internes : rédiger l’ordre du jour des réunions du bureau et assurer le suivi ;
  • Coordonner l’organisation matérielle des réunions, des activités spéciales, y compris la préparation et la distribution de documents ;
  • Assurer un suivi des comptes payables et recevables en l’absence de l’autre adjoint(e) administratif (ve) ;
  • Accomplir d’autres tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe ;

 

Conseil d’administration, comité exécutif, assemblée générale et autres comités

  • Assurer un soutien logistique et administratif dans le cadre des assemblées générales, des activités du conseil d’administration, du comité exécutif et d’autres comités ;
  • Faire les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires, ainsi qu’assurer l’assemblage et l’envoi des documents ;
  • Prendre note des délibérations, rédiger le procès-verbal et donner suite aux décisions qui relèvent de sa compétence ;
  • Traiter les demandes de remboursement des frais de déplacement des membres du conseil d’administration (CA) et du comité exécutif ;
  • Tenir à jour les dossiers du CA et du comité exécutif, ainsi que le registre des résolutions et celui des procès-verbaux du CA et du Comité exécutif ;

 

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

  • Diplôme d’études collégiales pertinent ou l’équivalent ;
  • Expérience pertinente de cinq ans au minimum en secrétariat, en administration et en travail de bureau, dont une expérience avec des hauts dirigeants et conseils d’administration ;
  • Parfaite maîtrise du français à l’oral et à l’écrit et connaissance de l’anglais ;
  • Excellentes aptitudes en communication et relations humaines ;
  • Aptitude à organiser son travail en fonction des besoins et à établir la priorité dans le cadre d’une charge de travail exigeant et polyvalent, à prendre l’initiative et à faire preuve de souplesse ;
  • Autonomie, créativité, flexibilité et ponctualité ;
  • Goût et aptitude pour le travail en équipe ;
  • Maîtrise les outils Office et Google docs.

 

CONDITIONS ET RÉMUNÉRATION

Poste permanent à temps complet

Avantages sociaux compétitifs (assurance groupe, RREGOP, etc.)

Taux horaire de 22,00 $ à 32,00 $

35 heures par semaine

Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae  et leur lettre de motivation par courrier électronique à l’adresse courriel info@aepc.qc.ca

 

 

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