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Poste d’adjointe à la direction générale

Vous souhaitez travailler pour une association qui regroupe des gens qui prennent soin des gens, dans une petite équipe où la collaboration, la bonne entente et le respect sont à l’honneur ? C’est ici !

SOMMAIRE DU POSTE

Sous l’autorité de la directrice générale, l’adjoint(e) à la direction générale apporte un soutien organisationnel et administratif à la Direction Générale dans l’accomplissement de son mandat. Cette personne s’acquitte de multiples tâches administratives et de secrétariat reliées au bon fonctionnement de l’Association.

Les tâches reliées aux fonctions :

Bureau de la DG et fonctionnement interne de l’Association
Responsable du fonctionnement administratif de la direction générale :
  • Assurer la gestion de l’agenda de la DG et la gestion de ses déplacements. Prendre les dispositions relatives à l’agenda de sa supérieure ;
  • Effectuer le suivi des décisions prises par sa supérieure et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation ;
  • Assurer le bon fonctionnement administratif de l’organisation ;
  • Rédiger les lettres et les communications à diverses fins et préparer la correspondance courante de la direction générale et des autres services en l’absence de l’autre adjoint(e) administratif (ve) ;
  • Répondre au téléphone, prendre les messages et traiter les demandes de renseignements généraux ;
  • S’occuper de la logistique et des préparatifs de déplacement ;
  • Tenir à jour un système de classement efficace à l’intention de l’Association et retracer les documents sur demande ;
  • Utiliser les logiciels en usage. Tenir à jour les applications informatisées courantes ;
  • Prépare et organise les contenus des présentations (électroniques ou papier) ;
  • Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures et politiques administratives ;
  • Participer aux réunions internes : rédiger l’ordre du jour des réunions du bureau et assurer le suivi ;
  • Coordonner l’organisation matérielle des réunions, des activités spéciales, y compris la préparation et la distribution de documents ;
  •  Assurer un suivi des comptes payables et recevables en l’absence de l’autre adjoint(e) administratif (ve) ;
  • Accomplir d’autres tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe ;
Conseil d’administration, comité exécutif, assemblée générale et autres comités
  • Assurer un soutien logistique et administratif dans le cadre des assemblées générales, des activités du conseil d’administration, du comité exécutif et d’autres comités ;
  • Faire les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires, ainsi qu’assurer l’assemblage et l’envoi des documents ;
  • Prendre note des délibérations, rédiger le procès-verbal et donner suite aux décisions qui relèvent de sa compétence ;
  • Traiter les demandes de remboursement des frais de déplacement des membres du conseil d’administration (CA) et du comité exécutif ;
  • Tenir à jour les dossiers du CA et du comité exécutif, ainsi que le registre des résolutions et celui des procès-verbaux du CA et du Comité exécutif ;

Connaissances et compétences

  • Diplôme d’études collégiales pertinent ou l’équivalent ;
  • Expérience pertinente de cinq ans au minimum en secrétariat, en administration et en travail de bureau, dont une expérience avec des hauts dirigeants et conseils d’administration ;
  • Parfaite maîtrise du français à l’oral et à l’écrit et connaissance de l’anglais;
  • Excellentes aptitudes en communication et relations humaines ;
  • Aptitude à organiser son travail en fonction des besoins et à établir la priorité dans le cadre d’une charge de travail exigeant et polyvalent, à prendre l’initiative et à faire preuve de souplesse ;
  • Autonomie, créativité, flexibilité et ponctualité;
  • Goût et aptitude pour le travail en équipe;
  • Maîtrise les outils Office et Google docs.

Conditions et rémunération

  • Poste permanent à temps complet
  • Avantages sociaux compétitifs (assurance groupe du réseau de la santé, RREGOP, etc.)
  • Taux horaire de 23,00$ à 34,00$
  • Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation par courriel à info@aepc.qc.ca
  • Seules les personnes retenues seront contactées pour une entrevue. Concours ouvert.

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