Poste d’adjointe à la direction générale

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SOMMAIRE DU POSTE

Sous l’autorité de la directrice générale, l’adjoint(e) à la direction générale apporte un soutien organisationnel et administratif à la Direction Générale dans l’accomplissement de son mandat. Cette personne s’acquitte de multiples tâches administratives et de secrétariat reliées au bon fonctionnement de l’Association.

Les tâches reliées aux fonctions :

Bureau de la DG et fonctionnement interne de l’Association

Responsable du fonctionnement administratif de la direction générale :

• Assurer la gestion de l’agenda de la DG et la gestion de ses déplacements. Prendre les dispositions relatives à l’agenda de sa supérieure ;
• Effectuer le suivi des décisions prises par sa supérieure et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation ;
• Assurer le bon fonctionnement administratif de l’organisation ;
• Rédiger les lettres et les communications à diverses fins et préparer la correspondance courante de la direction générale et des autres services en l’absence de l’autre adjoint(e) administratif (ve) ;
• Répondre au téléphone, prendre les messages et traiter les demandes de renseignements généraux ;
• S’occuper de la logistique et des préparatifs de déplacement ;
• Tenir à jour un système de classement efficace à l’intention de l’Association et retracer les documents sur demande ;
• Utiliser les logiciels en usage. Tenir à jour les applications informatisées courantes ;
• Prépare et organise les contenus des présentations (électroniques ou papier) ;
• Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures et politiques administratives ;
• Participer aux réunions internes : rédiger l’ordre du jour des réunions du bureau et assurer le suivi ;
• Coordonner l’organisation matérielle des réunions, des activités spéciales, y compris la préparation et la distribution de documents ;
•  Assurer un suivi des comptes payables et recevables en l’absence de l’autre adjoint(e) administratif (ve) ;
• Accomplir d’autres tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe ;

Conseil d’administration, comité exécutif, assemblée générale et autres comités

• Assurer un soutien logistique et administratif dans le cadre des assemblées générales, des activités du conseil d’administration, du comité exécutif et d’autres comités ;
• Faire les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires, ainsi qu’assurer l’assemblage et l’envoi des documents ;
• Prendre note des délibérations, rédiger le procès-verbal et donner suite aux décisions qui relèvent de sa compétence ;
• Traiter les demandes de remboursement des frais de déplacement des membres du conseil d’administration (CA) et du comité exécutif ;
• Tenir à jour les dossiers du CA et du comité exécutif, ainsi que le registre des résolutions et celui des procès-verbaux du CA et du Comité exécutif ;

Connaissances et compétences

• Diplôme d’études collégiales pertinent ou l’équivalent ;
• Expérience pertinente de cinq ans au minimum en secrétariat, en administration et en travail de bureau, dont une expérience avec des hauts dirigeants et conseils d’administration ;
• Parfaite maîtrise du français à l’oral et à l’écrit et connaissance de l’anglais;
• Excellentes aptitudes en communication et relations humaines ;
• Aptitude à organiser son travail en fonction des besoins et à établir la priorité dans le cadre d’une charge de travail exigeant et polyvalent, à prendre l’initiative et à faire preuve de souplesse ;
• Autonomie, créativité, flexibilité et ponctualité;
• Goût et aptitude pour le travail en équipe;
• Maîtrise les outils Office et Google docs.

Conditions et rémunération

• Poste permanent à temps complet
• Avantages sociaux compétitifs (assurance groupe du réseau de la santé, RREGOP, etc.)
• Taux horaire de 23,00$ à 34,00$
• Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation par courriel à info@aepc.qc.ca
• Seules les personnes retenues seront contactées pour une entrevue. Concours ouvert.